Sieben Tipps für das digitale Office

Von Slack über Teams bis Zoom: Das digitale Office bietet eine immense Bandbreite an Kommunikationstools. Die digitalen Helferlein bereichern die Kommunikation im Unternehmen und mit Kunden. Doch nicht alle Programme bieten die gleichen Funktionen. Je nach Nutzungszweck sind daher unterschiedliche Werkzeuge empfehlenswert.

Ist es für den Nutzer relevant, Gespräche aufzeichnen zu können, sind Zoom, Teams oder Skype die richtige Wahl. Slack hat den Vorteil, dass die Teilnehmer auf dem geteilten Bildschirm des Kommunikationspartners „malen“ können. Diese Funktion erleichtert oft den Austausch zu komplizierten Sachverhalten. Teams wiederum ist ein umfassendes Kollaborationstool. Es ermöglicht Kollegen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Dateien gemeinsam zu nutzen und Dokumente zu bearbeiten. Diese Funktionen sind besonders für hybride Arbeitsplätze von Vorteil und sorgen für eine Erleichterung des Arbeitsalltags. Nachteil oder Voraussetzung: Man benötigt dazu einen Microsoft-Account.

Auch kostenpflichtig aber nicht von einem „kompletten Universum anhängig“ ist Zoom. Der Shootingstar der Video-Kommunikationstools hat den ein oder anderen Datenskandal hinter sich, gleichwohl erfreut sich das System weiter wachsender Beliebtheit. Nicht von ungefähr: Die Plattform bietet umfassende Möglichkeiten, sich digital auszutauschen. Wer die Software nicht als native App nutzen möchte, kann auf die Web Version ausweichen. Vom digitalen Meeting bis zum Webinar sind damit umfassende Formate möglich. Kleiner Wermutstropfen der Branche: In so manchem Unternehmen ist das System durch die IT-Sicherheit immer noch gesperrt.

Homeoffice, New Work oder agiles Arbeiten sind Schlagworte, die seit einigen Jahren immer mehr in den Fokus rücken. Wie kann agiles Arbeiten im digitalen Office helfen? Zum einen sorgt die agile Arbeitsweise für eine hohe Flexibilität und Produktivität. Nicht mehr nur die Führungsebene kann Entscheidungen treffen, sondern auch die Mitarbeiter. Daraus resultiert eine deutlich schnellere Handlungsfähigkeit, besonders im digitalen Office. In entsprechenden Teams können sich Kollegen so selbst organisieren und ihre Ziele verantwortungsvoll definieren. Der Kunde steht mit seinen Wünschen dabei immer im Mittelpunkt und ist zumeist auch im Projekt eingebunden.

Für all diejenigen, die auch die vergangenen Monate ausschließlich in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers arbeiteten, ist der Datenschutz meist kein Thema mehr, um welches man sich im Büroalltag Gedanken macht. Ganz anders sieht es aber aus, wenn das Büro in die eigenen vier Wände verlagert oder digitalisiert wird. Denn auch im Homeoffice müssen Arbeitnehmer weiterhin Gesetze und Richtlinien zur Sicherstellung der Daten einhalten. Deshalb ist es wichtig, nur die vom Arbeitgeber gestellten Hard- und Softwarelösungen zu nutzen. Arbeitnehmer sollten zudem öffentliche WLAN-Hotspots vermeiden. Eine aktive VPN-Verbindung schützt zudem vor Hackangriffen.

Nicht nur Unternehmen haben in Sachen Digitalisierung einen großen Schritt nach vorn getan: Privatpersonen sind ebenfalls auf der Datenautobahn angekommen. Um Prozesse kundengerecht und digital zu gestalten, können Unternehmen eine standortunabhängige Zusammenarbeit durch Tools gewährleisten. Die genannten Kommunikationskanäle oder auch einfache Helferlein, wie Tools zur digitalen Unterschrift, helfen dabei.

Standortunabhängiges Arbeiten funktioniert nur, wenn Geschäftsprozesse auch digital und vor allem reibungslos ablaufen. Wer für die tägliche Arbeit abhängig von Akten und Druckpapier ist, tut sich im digitalen Office schwer. Clouds oder digitale Signaturen ermöglichen eine rechtssichere und problemfreie Arbeitsweise – ganz ohne Papier. Auch die Umwelt bedankt sich: Würden Beschäftige in Deutschland kein Papier mehr drucken, so könnten nach einer Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft pro Jahr etwa 260 Millionen Blatt Papier pro Arbeitstag gespart werden.

New Work wird am digitalen Arbeitsplatz ganz groß geschrieben. Digitale Prozesse, agiles Arbeiten und ein hohes Maß an Flexibilität sind dabei nur einige Beispiele. Der Arbeitsplatz steht bei vielen derzeit mitten im Wohnzimmer. Da verschwimmen Business- und Privatleben nur zu häufig. E-Mails werden auch nach Feierabend noch „schnell“ beantwortet, die Mittagspause findet am selben Platz statt, an dem noch vor zwei Minuten gearbeitet wurde. Wenn die Grenzen zwischen Beruf und Privatem derart verschwimmen, fällt es Beschäftigten oft schwer, noch Energie zu tanken. „Betroffene sind oft chronisch erschöpft und haben Schwierigkeiten einen Sinn in oder ein Interesse an ihrer Arbeit zu finden“, sagt Franziska Stiegler, Leiterin des Projekts Psychische Gesundheit in der Arbeitswelt (psyGA) der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA). Das Setzen bewusster Grenzen und Arbeitszeiten hilft deshalb auch in Homeoffice für ein besseres Wohlbefinden.

Der Austausch mit Kolleginnen, Kollegen, Kunden und Partnern ist ein wichtiger Faktor für das Wohlbefinden – auch während der Zeit des digitalen Offices. „Sozialer Austausch ist eine wichtige Ressource für die psychische Balance“, bestätigt Stiegler. Wieso also nicht mal gemeinsam via Videokonferenz mit dem Kollegen Mittag essen? Oder die Mittagspause für einen ausgiebigen Spaziergang mit Freunden oder Kollegen nutzen, die ebenfalls im Homeoffice sitzen?